Het is belangrijk dat er vanuit jou als opdrachtgever één aanspreekpunt voor het development team is. We adviseren dan ook om vanuit de organisatie een product owner aan te wijzen. Hij of zij is verantwoordelijk voor het inventariseren en prioriteren van alle wensen en eisen, het bij het project betrekken van stakeholders en het verstrekken van relevante informatie aan het development team. Het is daarbij cruciaal dat de product owner bevoegd is om beslissingen te nemen. Zo voorkom je dat er intern voortdurend overlegd moet worden, de verantwoordelijkheid voor het nemen van beslissingen over en weer gaat, en het project zo vertragingen oploopt.

Als de organisatie geen ervaring met de rol van product owner heeft, dan helpen we je natuurlijk om goede invulling aan de rol te geven. Aan het begin van een project legt de projectmanager in detail uit hoe het proces verloopt, wat de planning is en wat de taken en verantwoordelijkheden van de product owner zijn. Ook tijdens het project kan de product owner op begeleiding rekenen.

De product owner is dus nauw bij het project betrokken. Naast ad-hoc overleg zijn er tijdens de looptijd van het project elke twee weken drie vaste momenten waarop de product owner en de rest van het team met elkaar overleggen.

Het eerste moment heet de ‘sprint planning’. De product owner en het team bespreken in dat overleg welke functionaliteit er in de komende twee weken gerealiseerd gaat worden. De eerder besproken wensen en eisen (zie het tweede overlegmoment hieronder) worden nog even kort doorgenomen, om eventuele vragen of onduidelijkheden direct weg te nemen. Na afloop van het overleg start het team de ‘sprint’. Dat is een periode van twee weken waarin een nieuwe versie van de software wordt gebouwd.

Het tweede overleg vindt tijdens de sprint plaats en heet de ‘refinement’. De product owner en het team kijken dan in detail naar de wensen en eisen voor de volgende sprint. Om de wensen en eisen scherp te krijgen zal het team de product owner gedetailleerd bevragen. Natuurlijk kan het zijn dat de product owner niet direct alle antwoorden heeft. Omdat het nog even duurt voordat de volgende sprint begint, heeft de product owner de tijd om zaken uit te zoeken en aan het team terug te koppelen.

Het derde overleg is de ‘sprint demo’. Deze bijeenkomst vindt direct na afloop van de sprint plaats en is het moment waarop het team de nieuwe versie van de software aan de product owner presenteert. De product owner geeft dan direct zijn of haar eerste feedback op de nieuwe versie, zodat het team zich optimaal op de volgende sprint kan voorbereiden.

De drie vaste overlegmomenten stellen je als opdrachtgever in staat om grip op het ontwikkeltraject te houden. Maak van de momenten gebruik om de voortgang van het project te bespreken en kijk actief welke zaken verdere verduidelijking behoeven.

Als het ontwikkelteam aan de slag gaat, begint het werk voor de product owner eigenlijk pas echt. Het is belangrijk om je te beseffen dat je minimaal twee dagen per sprint (dus één dag per week) nodig hebt om invulling aan je rol te geven. De benodigde tijd is uiteraard afhankelijk van het type en de grootte  van het project, maar in onze ervaring heb je in ieder geval twee dagen per sprint nodig. Het gaat daarbij onder andere om het bijwonen van sprint meetings en het testen van de tussentijds opgeleverde versies van de webapplicatie of mobiele app. Het development team kan pas verder met de ontwikkeling als jij bepaalde onderdelen van de software hebt gereviewd, dus door voldoende tijd vrij te houden, houd je zelf grip op de vaart van het project.

Door het project uit te besteden aan een digitaal bureau geef je het project management uit handen en dat ontzorgt de organisatie. Maar je wilt wel op de hoogte zijn van de voortgang van het project. De voortgang bespreken de project manager, de developers en product owner tijdens de ‘sprint planning’ en de ‘sprint demo’. Het zijn dé momenten om als opdrachtgever te kijken of het project op schema ligt en er eventueel bijsturing nodig is. 

Daarnaast ontvang je van de project manager elke twee weken een schriftelijke rapportage. Je vindt daarin onder andere een overzicht van de werkzaamheden van de afgelopen sprint, een overzicht van de focus voor de komende sprint en een compacte evaluatie van wat er goed is gegaan of juist beter kan.

Het is belangrijk om eventuele specifieke wensen ten aanzien van de rapportage met het team en de projectmanager te bespreken. Iedere organisatie heeft andere behoeften. Zorg ervoor dat de mondelinge en schriftelijke rapportage je in staat stelt om de juiste beslissingen te nemen. 

Het ontwikkelen van een webapplicatie of mobiele app is een dynamisch proces. Je begint met een lijst van wensen en eisen, die prioriteer je en vervolgens gaat het development team aan de slag. Toch kan het gebeuren dat je tijdens de ontwikkeling nieuwe inzichten krijgt, van je eigen organisatie, van de markt of van eindgebruikers. 

Maak deze nieuwe inzichten tijdig aan het development team kenbaar, zodat de developers met je mee kunnen denken. Wellicht dat een bepaalde functie nu nog eenvoudig aangepast kan worden, terwijl dat op een later moment een stuk lastiger is. Door open, transparant en regelmatig met elkaar te praten over dat wat er in jouw wereld speelt, kan de software optimaal op de behoeften van de organisatie en eindgebruikers worden toegespitst.